Gids · WBSO

WBSO-adviseur of zelf aanvragen?

Je kunt de WBSO zelf aanvragen bij de RVO. Bij 80% van de WBSO-aanvragen is volgens de laatste evaluatie van de WBSO (2025) een adviseur of accountant betrokken. Een adviseur die een percentage rekent, vraagt volgens de RVO doorgaans 5 tot 15% van het bedrag dat je aanvraagt. Deze gids zet drie routes naast elkaar: zelf, met een online tool of via een adviseur.

Door Lucas Karregat, gecontroleerd door Wesley Zwarthoed 7 minuten lezen

In het kort

Volgens de evaluatie van de WBSO uit 2025 is bij 80% van de WBSO-aanvragen een intermediair betrokken, zoals een adviseur of accountant, vooral omdat bedrijven geen ervaring of geen tijd hebben.
Je kunt de WBSO zelf aanvragen bij de RVO, met eHerkenning op minimaal niveau 3.
Een WBSO-adviseur rekent een percentage, een vast bedrag of een uurtarief. Volgens de RVO voorkom je te hoge advieskosten met een vast bedrag of een percentage over het werkelijke WBSO-voordeel.
Een WBSO-adviseur beoordeelt je projecten, schrijft de aanvraag, dient hem in en beantwoordt de vragen van de RVO. Jij levert de informatie aan en houdt je uren bij.
Een WBSO-adviseur of accountant dient je aanvraag in met een ketenmachtiging. Die regelen kan volgens de RVO een aantal weken duren.

Kan ik de WBSO zelf aanvragen?

Ja. De RVO legt de stappen uit. Je logt in met eHerkenning op minimaal niveau 3, beschrijft je projecten en geeft de uren voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O) op die je verwacht. De stappen staan in WBSO-aanvraag indienen: handleiding in stappen.

Met de aanvraag ben je er niet. Het hele jaar houd je je S&O-uren bij. Ook beantwoord je de vragen van de RVO. Na afloop doe je de mededeling over de uren die je werkelijk hebt gemaakt, voor 2027 uiterlijk 31 maart 2028. Volgens de evaluatie van de WBSO uit 2025 zijn de meeste bedrijven per jaar minder dan 100 uur kwijt aan de WBSO.

Welke route je ook kiest, eerst wil je weten of je project telt. Met de WBSO-check weet je binnen 90 seconden of je in aanmerking komt. Je beantwoordt een paar korte vragen en ziet direct de uitslag.

Drie routes naast elkaar

Alle drie de routes kunnen tot een S&O-verklaring leiden. Het verschil zit in wat je betaalt, hoeveel je van de regeling moet weten en wat je zelf nog doet.

	Zelf	Tool	Adviseur
Kosten	Je eigen tijd	Verschilt per tool	%, vast of per uur
Technisch nieuw genoeg?	Jij	Jij	Adviseur
Aanvraag schrijven	Jij	Jij, met de tool	Adviseur
Vragen van de RVO	Jij	Jij	Adviseur
Jouw werk	Alles	Schrijven, vragen van de RVO en uren bijhouden	Gesprek en uren bijhouden

Zelf doen

Zelf doen past als je team de regeling kent en er tijd voor heeft. Het lastigste deel is meestal de technische beschrijving. De RVO wil lezen wat technisch nieuw is en welk knelpunt je team zelf oplost, niet wat het product straks kan. Met vragen kun je de adviseurs van de RVO bellen of mailen. Zij beantwoorden je vragen maar schrijven de aanvraag niet voor je.

Met een online tool

Met een online tool schrijf je de aanvraag zelf, geholpen door vragenlijsten of door AI die tekst voorstelt. Jij blijft de aanvrager. Jij bepaalt welk werk meetelt en welk technisch knelpunt je beschrijft. Een tool werkt met wat jij invult. Noem je een knelpunt niet, dan staat het ook niet in je aanvraag.

Vraag vooraf wat de tool na het indienen nog voor je doet. Wie beantwoordt een vragenbrief van de RVO? Wie helpt je bij een controle? Kun je iemand bellen als je twijfelt welk werk meetelt? Lees verder wat de tool met je projectgegevens doet. De RVO vraagt aandacht voor de vertrouwelijkheid van je project.

Via een WBSO-adviseur

Een adviseur past als je er zo min mogelijk tijd aan kwijt wilt zijn, of als je twijfelt welk werk meetelt. De adviseur beoordeelt je projecten, schrijft de aanvraag, dient hem in en beantwoordt de vragen van de RVO. Een ervaren adviseur weet welk werk de RVO als S&O ziet en hoe de RVO een technische beschrijving leest. In onze ervaring stuurt de RVO bij een eerste aanvraag bijna altijd een vragenbrief; die handelt de adviseur voor je af. Jij levert de informatie aan en houdt de uren bij. Ook met een adviseur blijf je volgens de RVO zelf verantwoordelijk; lees de aanvraag daarom na.

Wat elke route kost

Zelf. Je betaalt geen adviseur of tool, alleen je eHerkenning. Het werk is wel van jou: bepalen of je project technisch nieuw genoeg is, de aanvraag schrijven en de vragen van de RVO beantwoorden. Na afloop doe je de mededeling. Reken uit wat die uren van je technische mensen kosten. Ze gaan af van het ontwikkelen.

Met een tool. De prijs verschilt per tool. Het schrijven blijft grotendeels bij jou. Vraag welke posten los komen, zoals een extra project, een extra aanvraag of hulp bij een vragenbrief of een controle, en tel die mee.

Via een adviseur. Rekent een adviseur een percentage, dan is dat volgens de RVO doorgaans 5 tot 15% van het bedrag dat je aanvraagt. Volgens de evaluatie uit 2025 betaalt bijna de helft van de bedrijven per jaar € 1.000 tot € 5.000 aan een intermediair. Grotere bedrijven met meer S&O-uren betalen meer. Daarvoor neemt de adviseur veel werk over. Hoeveel precies, verschilt per adviseur. Bij een vast bedrag hoort een pakket. Vraag welke posten bij de prijs horen en welke los komen. Denk aan een extra project, een extra aanvraag, een extra bv of hulp bij een controle van de RVO. Tel die op voordat je prijzen vergelijkt.

Adviseurs rekenen op drie manieren: met een percentage, een vast bedrag of een uurtarief. Bij een percentage is de vraag waarover het gaat. Het bedrag in je S&O-verklaring is een schatting vooraf. Maakt je team minder uren dan gepland, dan valt het werkelijke voordeel lager uit.

Rekenvoorbeeld

Drie ontwikkelaars die minder uren maken dan gepland

Eerste WBSO-aanvraag
Geen starter
Vast uurloon
Vast bedrag kosten en uitgaven
Jaar 2027

S&O-verklaringWerkelijk

S&O-kosten

S&O-uren4.200 uur3.300 uur

Loonkosten, uren × € 33€ 138.600€ 108.900

Kosten en uitgaven, eerste 1.800 uur€ 18.000€ 18.000

Kosten en uitgaven, uren daarboven€ 9.600€ 6.000

S&O-kosten€ 166.200€ 132.900

WBSO-voordeel, 36%€ 59.832€ 47.844

Eigen berekening met de cijfers van de RVO voor 2027.

Het werkelijke voordeel valt dan lager uit dan het bedrag in de S&O-verklaring. Rekent een adviseur een percentage over het aangevraagde bedrag, dan betaal je ook over dat verschil. De RVO noemt twee manieren om te hoge kosten te voorkomen: een vast bedrag of een percentage over het werkelijke voordeel. Meer staat bij RVO: wel of geen intermediair.

Wat vind je belangrijk?

Welke route past, hangt af van wat voor jou het zwaarst weegt.

Je wilt er zo min mogelijk werk aan hebben. Kies een adviseur. Na één gesprek schrijft die de aanvraag, dient hem in en handelt de vragen van de RVO af. Jij houdt alleen je uren bij.
Je wilt zo weinig mogelijk uitgeven. Doe het zelf. Je betaalt alleen je eHerkenning. Reken wel uit wat de uren van je technische mensen kosten, want die gaan af van het ontwikkelen.
Je wilt zelf schrijven, maar met hulp. Kies een tool. Die helpt je met de tekst; de vragen van de RVO en de mededeling blijven bij jou.
Je wilt zeker weten dat je project meetelt. Kies een adviseur met ervaring in jouw soort project. Die weet welk werk de RVO als S&O ziet.
Je wilt geen risico lopen. Kies een adviseur die een percentage over het werkelijke voordeel rekent. Bij een afwijzing betaal je niets, en over uren die je niet maakt ook niet.

Kies je een adviseur, leg de afspraken dan schriftelijk vast; dat raadt de RVO aan. Vraag hoe lang je vastzit, en zorg dat je urenadministratie bij jou blijft. Je moet hem 7 jaar bewaren.

Een adviseur heeft een ketenmachtiging nodig om je aanvraag in te dienen. Die regelen kan volgens de RVO een aantal weken duren. Wil je per 1 januari 2027 starten, regel hem dan ruim voor de deadline van zondag 20 december 2026.

Zo werkt De Subsidie Club

Wij zijn WBSO-specialisten: 9 jaar ervaring, en 98% van onze aanvragen wordt toegekend. Bij ons kost het je één gesprek van een uur; daarna doen wij de rest.

Alles uit handen. We schrijven de aanvraag, dienen hem in en doen al het contact met de RVO, ook bij een vragenbrief of een controle.
Je betaalt voor wat je echt krijgt. 10% van het werkelijke WBSO-voordeel, een van de twee manieren die de RVO noemt om te hoge kosten te voorkomen. Maak je minder uren, dan zakt onze rekening mee. Geen toekenning, geen rekening.
Nooit uit eigen zak. Je betaalt per maand, pas als het voordeel binnenkomt, en nooit meer dan € 10.000 per jaar.
Alles inbegrepen. Extra aanvragen, de mededeling en nieuws over de WBSO zitten in de prijs.
Je spreekt Lucas of Wesley. Het hele jaar dezelfde mensen.

Opzeggen kan elk jaar, uiterlijk 30 november; het lopende WBSO-jaar maken we af. Alles over de prijs lees je op Prijzen.

FAQ

Veelgestelde vragen

Kan mijn accountant de WBSO voor mij aanvragen?

Ja. Volgens de RVO is een intermediair een andere organisatie die je met een ketenmachtiging toestemming geeft om namens je bedrijf aan te vragen. Een accountantskantoor kan dat zijn, net als een adviseur. Vraag wel hoeveel WBSO-aanvragen het kantoor per jaar doet, want het lastigste deel is de technische beschrijving van je project. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de aanvraag.

Ben ik verantwoordelijk als een adviseur mijn WBSO aanvraagt?

Ja. Ook als een adviseur je aanvraag schrijft en indient, blijf je zelf verantwoordelijk voor de inhoud, je urenadministratie en de mededeling aan de RVO. Dat staat in de handleiding van de RVO. Lees de aanvraag daarom na voordat de adviseur hem indient, en houd je eigen administratie op orde, ook als de adviseur die voor je bijhoudt.

Wanneer betaal je een WBSO-adviseur?

Volgens de RVO komt de factuur van een adviseur die een percentage rekent meestal bij de goedkeuring van de aanvraag. Dat is voordat je het voordeel via je aangiftes verzilvert. Je betaalt dan vooraf over een voordeel dat je nog moet ontvangen. Vraag daarom wanneer de factuur komt en of er later wordt verrekend.

Wat kost De Subsidie Club?

Je betaalt 10% van het werkelijke WBSO-voordeel. Valt dat lager uit, dan daalt onze rekening mee. Geen toekenning, geen rekening. Je betaalt per maand en pas zodra je het WBSO-voordeel ontvangt, dus nooit uit eigen zak. Je betaalt nooit meer dan € 10.000 per jaar voor je hele groep, exclusief btw. De overeenkomst loopt minstens één WBSO-jaar en daarna steeds een jaar door; opzeggen doe je uiterlijk 30 november.

Bronnen 5