WBSO-aanvraag indienen: handleiding in stappen

Hoe dien ik een WBSO-aanvraag in?

Je dient een WBSO-aanvraag in via het aanvraagportaal van de RVO. Het formulier zelf is snel ingevuld als je de gegevens klaar hebt. Het meeste werk zit in de projectbeschrijving.

Waar vind ik de handleiding WBSO?

De geldende handleiding is de Handleiding WBSO 2026, versie 2. Je vindt hem ook op de pagina Publicaties WBSO van de RVO. Gebruik versie 2: de eerste versie van de handleiding 2026 staat ook nog online.

De handleiding beschrijft de regels en het formulier. Een kort overzicht van de regels staat op de pagina over de WBSO. De RVO publiceert de Handleiding WBSO 2027 vanaf november 2026.

Wat heb je nodig voor een WBSO-aanvraag?

Zet dit klaar voordat je de aanvraag invult. De projectbeschrijving kost de meeste tijd; daarvoor heb je je technische mensen nodig.

• eHerkenning niveau 3, met de machtiging "RVO diensten op niveau 3"
• Je KVK-nummer, voor je eHerkenning; naam, loonheffingennummer en adres vult de RVO zelf in
• Per project een beschrijving: de technische knelpunten, de oplossingsrichtingen en de technische nieuwheid
• Per project de start, de fasering en de partners als je samenwerkt
• Het aantal medewerkers in de aanvraagperiode, en hoeveel daarvan S&O-werk doen
• Een schatting van de S&O-uren tot 31 december
• Een schatting van de kosten en uitgaven, alleen als je voor werkelijke kosten kiest
• Gegevens over je bedrijf: waar het S&O-werk gebeurt, of je bedrijf in een fiscale eenheid zit, of het de afgelopen vijf jaar steeds iemand op de loonlijst had, ook een dga, en of het twee jaar eerder WBSO had
• Een ketenmachtiging, alleen als een adviseur voor je aanvraagt

Begroot de S&O-uren niet te krap. Minder uren gebruiken dan aangevraagd is eenvoudiger dan later een extra aanvraag indienen voor meer uren.

eHerkenning niveau 3 voor de WBSO

Voor de WBSO log je in met eHerkenning op minimaal niveau 3. Daarbij hoort de machtiging "RVO diensten op niveau 3". Een middel op een lager niveau werkt niet voor de WBSO. Heb je nog geen eHerkenning, vraag die dan ruim op tijd aan bij een leverancier van eHerkenning.

Als zelfstandige zonder personeel

Ook een zelfstandige zonder personeel logt in met eHerkenning niveau 3, met dezelfde machtiging. DigiD werkt bij de RVO alleen voor particulieren zonder KVK-nummer, en dus niet voor de WBSO.

Als bv in oprichting

Een bv in oprichting heeft nog geen KVK-nummer en kan daarom geen eHerkenning krijgen. Heeft de bv vanaf de volgende maand personeel in dienst en draagt ze loonheffing af, stuur dan je naam- en adresgegevens naar wbso@rvo.nl. De RVO mailt je daarna een instructie.

Wat de RVO per project vraagt

Per project vul je eerst de basis in: een titel, het type project, de startdatum en de S&O-uren van je medewerkers. Werkt een andere partij mee, dan noem je die met haar bijdrage. Bij de fasering zet je de belangrijkste stappen met een datum. Denk aan "Technisch ontwerp" of "Technisch testen". De RVO vraagt per fase hooguit 25 tekens en hooguit tien fasen. Noem alleen het werk van je eigen team, en laat aan de laatste fase zien wanneer het project klaar is.

Daarna volgen de vragen over de inhoud. Bij een ontwikkelingsproject voor software zijn dat er vijf.

• Algemene omschrijving. Wat je wilt ontwikkelen en wat het doel is. Vroeg je eerder WBSO aan voor dit project, dan beschrijf je bij "Update project" de voortgang en wat er verandert.
• Technische knelpunten. Welke concrete technische problemen je team zelf moet oplossen. Geen aanleiding, geen randvoorwaarden en geen functionele eisen.
• Oplossingsrichtingen. Per knelpunt wat je team zelf gaat ontwikkelen om het op te lossen.
• Programmeertalen, ontwikkelomgevingen en tools. Waarmee je team de nieuwe software bouwt.
• Technische nieuwheid. Waarom de oplossingsrichtingen technisch nieuw zijn voor je bedrijf, en welke technische risico’s en onzekerheden je verwacht. De RVO legt dat naast de stand van de technologie.

Bij een fysiek product of productieproces vraagt de RVO naar dezelfde knelpunten, oplossingsrichtingen en nieuwheid. De vraag over talen en tools valt dan weg. Ontwikkel je ook software, dan beantwoord je daarnaast de vier vragen voor software. Technisch-wetenschappelijk onderzoek heeft eigen vragen. Die gaan over het verschijnsel dat je wilt verklaren, je onderzoeksvragen, de opzet en de beoogde uitkomsten. Werk je aan software, lees dan ook WBSO voor software, ICT en AI.

Twijfel je of je project technisch genoeg is? Met de WBSO-check weet je binnen 90 seconden of je in aanmerking komt. Je beantwoordt een paar korte vragen en ziet direct de uitslag.

Het projectformulier offline invullen

In plaats van de vragen online te beantwoorden, kun je per project een projectformulier invullen. De RVO heeft drie soorten: voor een fysiek product of productieproces, voor programmatuur en voor technisch-wetenschappelijk onderzoek. De formulieren staan op de pagina Publicaties WBSO. De versie van nu is 1.81; de RVO werkt de formulieren elk jaar bij.

Sla het formulier eerst op je computer op. Open het daarna in Adobe Acrobat Reader, vul het in en sla het opnieuw op. Anders kunnen je wijzigingen verloren gaan. Je uploadt het formulier in het portaal bij het onderdeel Projecten, en niet als losse bijlage. Je eerder opgeslagen formulier kun je hergebruiken voor een vervolgaanvraag.

Het online formulier

Je logt in bij de RVO via "Aanvragen en beheren" en kiest "Nieuwe aanvraag" en dan "WBSO". De naam, het loonheffingennummer en het adres van je bedrijf staan er al in.

Daarna vraagt het formulier waar het S&O-werk vooral gebeurt, wie de contactpersoon is en of je bedrijf voor de vennootschapsbelasting in een fiscale eenheid zit. Je geeft aan of je aanvraagt voor werknemers of voor je eigen uren als zelfstandige. Ook vraagt het formulier of je bedrijf de afgelopen vijf jaar steeds iemand op de loonlijst had, ook een dga. En het vraagt of het werk van een ander bedrijf overnam. Daaruit volgt of je starter bent. Verder vul je in hoeveel medewerkers je verwacht en hoeveel daarvan S&O-werk doen, en of je bedrijf twee jaar eerder een S&O-verklaring had. Zo niet, dan rekent de RVO met het forfaitaire uurloon, een vast bedrag per uur. Je kiest het technologiegebied en de maanden waarvoor je aanvraagt. Dient een adviseur de aanvraag voor je in, dan staat die erin als intermediair.

In het formulier kies je tussen het forfait voor kosten en uitgaven en de werkelijke kosten. De keuze in je eerste aanvraag van het jaar geldt het hele jaar. Bij het onderdeel Projecten neem je goedgekeurde projecten over uit een eerdere aanvraag, of maak je een nieuw project aan. Per project vul je de vragen en de uren in. Bij het onderdeel Indienen kun je eerst een concept exporteren om het na te lezen.

Hoe kan ik WBSO 2027 aanvragen?

Aanvragen voor 2027 kun je vanaf medio november 2026 indienen; de RVO noemt nog geen precieze datum. Voor een start op 1 januari 2027 dien je als bedrijf uiterlijk zondag 20 december 2026 in. Dien je zelf in, doe dat dan uiterlijk vrijdag 18 december; in het weekend is de helpdesk van de RVO niet bereikbaar. Alle data staan in de gids WBSO-deadline 2027.

Dient een adviseur de aanvraag voor je in, regel de ketenmachtiging dan ruim op tijd. Volgens de RVO kan dat een aantal weken duren. Lukt het niet om de aanvraag op tijd af te maken, dan dien je eerst een vormvrije aanvraag in.

Na het indienen

Na het indienen download je je aanvraag als pdf vanaf de bevestigingspagina. De RVO communiceert daarna via het aanvraagportaal. Meldingen krijg je per e-mail van noreply@rvo.nl; markeer dat adres als betrouwbaar. Vragen van de RVO beantwoord je in het portaal, bij de taak "Verzoek aanvullende informatie".

De RVO beoordeelt de aanvraag van een bedrijf binnen drie maanden na de start van de periode. Kies je voor werkelijke kosten, dan duurt het acht weken langer. Een zelfstandige krijgt binnen drie maanden na het indienen een besluit. Stelt de RVO vragen, dan schuift de termijn op.

Intrekken kan zolang de RVO nog niet heeft beslist. Open de aanvraag dan in het portaal en kies onder "Taken" voor "Aanvraag intrekken".

Bsn’s: bij de mededeling of bij je aanvraag

Het aanvraagformulier vraagt niet om burgerservicenummers (bsn’s). Had je bedrijf WBSO, dan geef je in maart bij de mededeling de bsn’s door van wie dat jaar S&O-werk deed. De RVO berekent daarmee het eigen S&O-uurloon voor je aanvragen twee jaar later. Deed je dat niet, dan vraagt de RVO er alsnog om bij je volgende aanvraag; zonder bsn’s blijft die liggen.

Indienen via een adviseur: de ketenmachtiging

Dient een adviseur de aanvraag voor je in, dan heeft die een ketenmachtiging nodig. Daarmee mag de adviseur namens je bedrijf inloggen bij de RVO. In de machtiging staat de dienst "RVO diensten op niveau 3" of "Alle diensten op niveau 3". Een ketenmachtiging regelen kan volgens de RVO een aantal weken duren. Vraag hem dus op tijd aan. Een vormvrije aanvraag kan een adviseur wel zonder ketenmachtiging indienen; voor het aanvullen heeft hij hem wel nodig.

Ook met een adviseur blijf je zelf verantwoordelijk voor de aanvraag en je administratie. Of een adviseur voor jou de moeite waard is, lees je in WBSO-adviseur of zelf aanvragen?