Vormvrije aanvraag WBSO: indienen, aanvullen en intrekken

Wat is een vormvrije WBSO-aanvraag?

Een vormvrije aanvraag is een WBSO-aanvraag die nog niet volledig is. Je vult alleen een paar basisgegevens in en dient hem uiterlijk op de deadline in, zodat je aanvraag op tijd binnen is. De inhoud volgt later: je projecten, het technische knelpunt per project en de S&O-uren die je team verwacht te maken. Adviseurs noemen het ook een pro-forma-aanvraag; de RVO spreekt van een vormvrije aanvraag.

Elke aanvrager kan vormvrij indienen: een bedrijf met personeel, een zelfstandige of een adviseur namens een bedrijf. Ook bij een vormvrije aanvraag houd je vanaf de start van je periode een urenadministratie bij.

Wanneer je een vormvrije aanvraag gebruikt

Een vormvrije aanvraag gebruik je als je volledige aanvraag nog niet klaar is terwijl de deadline nadert. Dat kan bij elke deadline van het jaar: eind januari tot en met eind september, en 20 december. Een bedrijf vraagt de WBSO aan tot en met de laatste dag van de maand vóór de start. De WBSO begint dan op de 1e van de maand erna. De laatste aanvraag voor 2027 dien je uiterlijk donderdag 30 september 2027 in. Alle data staan in de gids WBSO-deadline 2027.

Een vormvrije aanvraag is geen uitstel van de deadline; daarna kan het voor die startdatum niet meer. Wat je wint, is tijd om de inhoud zorgvuldig af te maken.

Twijfel je of het zin heeft om nu vormvrij in te dienen, omdat je niet zeker weet of je project meetelt? Met de WBSO-check weet je binnen 90 seconden of je in aanmerking komt. Je beantwoordt een paar korte vragen en ziet direct de uitslag.

Een vormvrije aanvraag indienen

Een vormvrije aanvraag dien je in via het online portaal van de RVO, net als een volledige aanvraag. Dit zijn de stappen, van inloggen tot aanvullen.

Hoeveel tijd je hebt om aan te vullen

De RVO noemt geen vaste termijn om een vormvrije aanvraag aan te vullen. Het staat niet in de Handleiding WBSO 2026 en niet op de pagina’s over het aanvraagproces. Die datum staat in het bericht van de RVO en is de enige die geldt. In onze praktijk ligt hij meestal 14 of 15 dagen na de deadline van de maand. Rond de jaarwisseling is de termijn langer.

Zo loopt een vormvrije aanvraag van een bedrijf, van indienen tot het besluit van de RVO.

De aanvraag aanvullen

Bij het aanvullen maak je de aanvraag compleet, met dezelfde gegevens als een volledige aanvraag. Per project beantwoord je de vragen van de RVO over de technische knelpunten, de oplossingsrichtingen en de technische nieuwheid. Ook begroot je de S&O-uren tot 31 december. Hoe je dat allemaal invult, lees je in WBSO-aanvraag indienen: handleiding in stappen.

Je krijgt één kans om aan te vullen. Vul je niet op tijd aan, dan neemt de RVO de aanvraag niet in behandeling, en dan heb je voor die startdatum geen WBSO. Wat de WBSO je bedrijf oplevert, lees je op de pagina over de WBSO.

De tijd die je neemt om aan te vullen, komt bij de beslistermijn van de RVO. Kies je voor werkelijke kosten, dan beslist de RVO acht weken later.

Rond de jaarwisseling

Voor een start op 1 januari 2027 dien je als bedrijf uiterlijk zondag 20 december 2026 in, ook vormvrij. Aanvragen voor 2027 kun je volgens de RVO vanaf medio november 2026 indienen. Dien je zelf in, doe dat dan uiterlijk vrijdag 18 december. In het weekend is de helpdesk van de RVO niet bereikbaar. Op vrijdag kun je bij een probleem nog bellen.

Rond de jaarwisseling is de termijn om aan te vullen langer. Voor de aanvragen van 20 december 2025 liep hij tot 14 januari 2026. Het aanvullen valt dan wel in de feestdagen, dus plan het op tijd in.

Intrekken als je niet doorgaat

Ga je toch niet door, trek de vormvrije aanvraag dan in. Een bedrijf mag per kalenderjaar maximaal 4 WBSO-aanvragen indienen, en een vormvrije aanvraag die je niet intrekt, telt daarbij mee. Een zelfstandige zonder personeel heeft geen maximum. Je hebt dan later in het jaar een aanvraag minder voor extra uren of een nieuw project.

Je trekt de aanvraag in via het portaal: open de aanvraag en kies rechtsboven onder "Taken" voor "Aanvraag intrekken". Je logt daarvoor in met eHerkenning niveau 3.

Via een adviseur: eHerkenning en ketenmachtiging

Een adviseur of accountant mag een vormvrije aanvraag voor je indienen met zijn eigen eHerkenning niveau 3, zonder ketenmachtiging. Zo kan hij met één inlog voor meerdere bedrijven op tijd indienen, ook als de machtiging nog niet rond is. Voor het aanvullen heeft hij wel een ketenmachtiging van jouw bedrijf nodig. Daarin staat de dienst "RVO diensten op niveau 3" of "Alle diensten op niveau 3". Intrekken kan de adviseur weer met zijn eigen eHerkenning.

Volgens de RVO kan het aanvragen van een ketenmachtiging een aantal weken duren. In onze ervaring is hij snel geregeld, maar regel hem wel vóór de datum waarop je moet aanvullen.

Een vormvrije aanvraag als zelfstandige

Voor een zelfstandige zonder personeel begint de periode op de dag dat je indient, niet op de eerste van de maand. Voor een start op 1 januari 2027 dien je uiterlijk vrijdag 1 januari 2027 in. Dien liefst in december in, op een werkdag, zodat je bij een probleem nog iemand van de RVO kunt bellen. Ook een zelfstandige kan vormvrij indienen en één keer aanvullen. De periode begint dan op de dag van de vormvrije aanvraag. De RVO beslist dan binnen drie maanden na het indienen, plus je aanvultijd.

Nadelen van een vormvrije aanvraag

Een vormvrije aanvraag lost een tijdsprobleem op, maar je besluit komt later en je hebt maar één kans om aan te vullen. Vraag je zelf aan, begin dan ruim voor de deadline. Voor een start op 1 januari verdiep je je het best al in november in de WBSO. Dan schrijf je de volledige aanvraag zonder tijdsdruk en is een vormvrije aanvraag niet nodig.